Eine Hundemassage-Praxis wird selten über Nacht unübersichtlich. Meist beginnt es mit ein paar harmlosen Abkürzungen: Termine in einem Kalender, die Nummer des Tierhalters im Handy, Behandlungsnotizen in Word und eine Wiedervorlage auf einem Zettel.
Das funktioniert, bis Sie die vollständige Historie benötigen, während der nächste Hund bereits wartet. Entscheidend ist weniger die Anzahl der Funktionen als die Frage, ob Sie die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden.
Nutzen Sie diesen Ratgeber als Checkliste, wenn Sie ein neues System testen.
Vom Termin bis zur Nachverfolgung
Begleiten Sie eine Behandlung durch den gesamten Ablauf
Die meisten Behandlungen folgen derselben einfachen Abfolge:
Tierhalter → Hund → Termin → Behandlungsnotiz → Nachverfolgung
Tierhalter
Kontaktdaten und die laufende Kommunikation.
Hund
Eine eigene Historie, auch wenn ein Tierhalter mehrere Hunde hat.
Termin
Zeitpunkt, Leistung und der zu behandelnde Hund.
Behandlungsnotiz
Ihre Befunde, die Behandlung und der vereinbarte nächste Schritt.
Nachverfolgung
Was Sie oder der Tierhalter anschließend tun müssen.
Wenn jeder Schritt in einem anderen Werkzeug liegt, müssen Sie die Geschichte bei jedem Besuch neu zusammensetzen. Mit einem guten System gelangen Sie ohne Umwege vom Termin zu den früheren Notizen des Hundes und weiter zur nächsten Nachverfolgung.
Das sollten Sie testen
Fünf Dinge, die im Alltag funktionieren müssen
Halten Sie Tierhalter und Hunde klar getrennt
Ein Tierhalter kann mit mehreren Hunden in die Praxis kommen. Die Kontaktdaten gehören zum Tierhalter, Notizen und Behandlungshistorie zum jeweiligen Hund. Das System muss beides verbinden, ohne die Angaben zu vermischen.
Legen Sie während des Testzeitraums einen Tierhalter mit zwei Hunden an. Können Sie zwischen den Hunden wechseln, ohne Kontaktdaten zu kopieren oder versehentlich in die falsche Akte zu schreiben?
Machen Sie den Kalender zum Teil der Dokumentation
Öffnen Sie einen Termin und prüfen Sie, ob Tierhalter, Hund und Leistung sichtbar sind und Sie direkt mit der Behandlungsnotiz fortfahren können. Andernfalls ist der Kalender nur ein weiterer Ort, an dem Sie suchen müssen.
Eine selbstständige Online-Buchung durch Kunden ist optional. Wenn Sie Termine lieber selbst eintragen, sollte das System genauso einfach funktionieren. Möchten Sie Online-Buchungen anbieten, prüfen Sie die auswählbaren Leistungen und Zeiten sowie die Möglichkeit, Anfragen zunächst zu bestätigen.
Schreiben Sie Notizen so, wie Sie arbeiten
SOAP eignet sich für manche Behandelnde. Andere bevorzugen eine freie Notiz mit festen Überschriften. Beides kann funktionieren, wenn sich Anlass, Beobachtungen, Behandlung, Reaktion und nächster Schritt einfach festhalten lassen.
Testen Sie einen Fall, der Ihrem Praxisalltag entspricht. Verwenden Sie eine Vorlage, suchen Sie die vorherige Behandlung, hängen Sie eine relevante Datei an und korrigieren Sie einen Fehler. Achten Sie darauf, wie viele Klicks die einzelnen Aufgaben erfordern.
Ein festes Notizformat hilft Ihnen, konsistent zu dokumentieren. Es belegt allein jedoch nicht, dass Sie sämtliche fachlichen oder rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Erfassen Sie den Verlauf über mehrere Besuche hinweg
Bei wiederholten Behandlungen ist die Entwicklung im Zeitverlauf wichtiger als eine einzelne Notiz. Öffnen Sie einen Hund mit mehreren Terminen und prüfen Sie, wie schnell Sie den bisherigen Verlauf erfassen können.
Diese Fragen sollten Sie auf einer einzigen Bildschirmseite beantworten können:
- Wann wurde der Hund zuletzt behandelt?
- Was habe ich damals beobachtet?
- Was wollten wir weiter beobachten?
- Ist eine Nachverfolgung geplant?
- Sind relevante Anhänge oder Berichte leicht zu finden?
Entlasten Sie Ihren Kopf bei der Nachverfolgung
Vielleicht soll der Tierhalter in drei Tagen angerufen werden. Vielleicht möchten Sie die Entwicklung beim nächsten Besuch beurteilen. Beides sollte an einem Ort stehen, an dem es Ihnen zuverlässig wieder begegnet.
Legen Sie im Testzeitraum eine überfällige und eine bevorstehende Nachverfolgung an. Prüfen Sie anschließend, ob die Übersicht die heutigen Aufgaben klar zeigt, ohne Sie mit Hinweisen zu überladen.
Optionale Funktionen
Wählen Sie Zusatzfunktionen passend zu Ihrer Arbeit
Wenn die Grundlagen funktionieren, können Sie entscheiden, was außerdem auf Ihre Liste gehört. Zum Beispiel:
- Optionale Online-Buchung
- E-Mail-Erinnerungen und Buchungsnachrichten
- Kundenfertige Berichte und Exporte
- Rechnungsstellung und Zahlungen
- Bibliotheken für Übungspläne
- Anatomiediagramme oder Messreihen
- Offline-Nutzung bei mobiler Arbeit
- Dokumentation speziell für Hydrotherapie
- Berechtigungen für mehrere Behandelnde
Entscheiden Sie nach dem Bedarf Ihrer heutigen Praxis. Eine Funktion, die Sie nie nutzen, verursacht lediglich zusätzliche Kosten. Eine Funktion, auf die Sie täglich angewiesen sind, gehört dagegen weit oben auf die Anforderungsliste.
Spezielle Anforderungen
Wählen Sie Rehabilitationssoftware, wenn die Behandlung sie erfordert
Manche Praxen benötigen mehr als Kalender, Dokumentation und Nachverfolgung.
Wenn Sie täglich mit Übungsbibliotheken, kommentierter Anatomie, Messreihen, Wasserverwaltung für die Hydrotherapie, Überweisungen oder Offline-Dokumentation arbeiten, wählen Sie eine dafür entwickelte Software. Testen Sie die wichtigsten Funktionen mit einem echten Fall, bevor Sie sich entscheiden.
Ein einfacheres Praxissystem ist sinnvoll, wenn Sie vor allem Kunden, Tiere, Termine, Behandlungsnotizen und Nachverfolgungen an einem Ort bündeln möchten und nicht den vollständigen Ablauf eines Tierkrankenhauses benötigen.
Machen Sie eine Probefahrt
Testen Sie jedes System in 30 Minuten
Führen Sie in jedem System, das Sie in Betracht ziehen, dieselben Schritte durch:
- 1.Legen Sie einen Tierhalter und zwei Hunde an.
- 2.Fügen Sie für einen der Hunde einen bevorstehenden Termin hinzu.
- 3.Schreiben Sie eine Behandlungsnotiz in Ihrer üblichen Struktur.
- 4.Rufen Sie die Notiz über die Historie des Hundes wieder auf.
- 5.Fügen Sie eine Nachverfolgung hinzu und prüfen Sie, wo sie beim nächsten Anmelden erscheint.
- 6.Testen Sie eine Online-Buchung oder vergewissern Sie sich, dass die Funktion ausgeschaltet bleiben kann.
- 7.Suchen Sie Export, Datenschutzhinweise, Nutzungsbedingungen und Informationen zur Datenverarbeitung.
Danach wissen Sie, ob das System eine typische Behandlung vom ersten Termin bis zur Nachverfolgung abbilden kann. Sie müssen dafür nicht jede Einstellung erkunden.
Systemwechsel
Übertragen Sie zuerst die aktiven Akten
Notieren Sie, was Sie im neuen System tatsächlich benötigen:
- Aktive Tierhalter und Tiere
- Bevorstehende Termine
- Offene Behandlungspläne und aktuelle Notizen
- Noch benötigte Überweisungen, Einwilligungen und Anhänge
- Noch nicht abgeschlossene Nachverfolgungen
- Akten, die in Ihrem bestehenden Archiv verbleiben sollen
Übertragen Sie zunächst eine kleine Auswahl und prüfen Sie, ob alles vollständig und korrekt angekommen ist. Bewahren Sie die Originaldateien auf, bis Sie die neuen Akten kontrolliert haben. Wenn Sie bei Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten unsicher sind, beachten Sie die für Ihre Arbeit geltenden Vorschriften und fachlichen Empfehlungen.
PawNote
Was PawNote abdeckt – und was nicht
PawNote bündelt Termine, Tierhalter, Tiere, Behandlungsnotizen und Nachverfolgungen für Einzelpraxen und kleine tiertherapeutische Praxen. Sie können SOAP oder freie Notizen verwenden; die Online-Buchung ist optional.
PawNote ist kein System für Tierkliniken und enthält nicht alle Funktionen spezialisierter Rehabilitationssoftware. Wenn Sie auf solche Funktionen angewiesen sind, wählen Sie ein System, das sie bietet.
Nutzen Sie den 14-tägigen Testzeitraum und führen Sie den oben beschriebenen Test durch, um herauszufinden, ob PawNote zu Ihrer Praxis passt. Sie benötigen keine Zahlungskarte.
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